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OpiniónEl acceso al acto administrativo, como presupuesto de validez de la notificación electrónica.

03/08/2023

Por, Oscar Andrés Viveros Muñoz.
Abogado. Universidad Mariana.
Especialista en Contratación Estatal. Universidad Externado de Colombia.

Cursante de Maestría en Derecho Administrativo. Universidad Externado de Colombia.

 

 

Resumen.

 

Este artículo basa su análisis en la manera en que debe aplicarse la notificación electrónica del artículo 56 de la Ley 1437 de 2011 -Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo-, con base en el pronunciamiento del Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, con ponencia del Dr. Álvaro Namén Vargas, del cuatro (04) de abril de dos mil diecisiete (2017), Radicación número: 11001-03-06-000-2016-00210-00(2316).

 

Problema jurídico.                                                                                                                    

 

¿En sede administrativa, la notificación electrónica del acto administrativo, se surte solamente con el envío del mensaje de datos al correo del destinatario?

 

Justificación.

 

La notificación electrónica de los actos administrativos, se define como la herramienta por excelencia que tiene el Estado para dar a conocer las decisiones que influyen de manera significativa en los particulares; no obstante, dar a conocer estas decisiones y que las mismas generen los efectos jurídicos que entrañan, puede resultar una tarea compleja cuando no se notifican en debida forma a la comunidad o persona en particular, por ello, se analiza esta herramienta desde un punto de vista práctico teniendo como punto de partida, los siguientes temas: I) La notificación electrónica, una herramienta eficaz para dar a conocer el contenido de los actos administrativos; II) Principal limitación que tiene la notificación electrónica; III) Conclusiones.

 

Palabras claves: Notificación electrónica, validez, eficacia, publicidad.

 

  1. I) La notificación electrónica es una herramienta eficaz para dar a conocer el contenido de los actos administrativos.

 

El artículo 56 de la Ley 1437 de 2011, establece que la notificación electrónica es optativa del administrado y no una imposición de la administración pública, esto quiere decir, que en el momento en que una entidad pública desee notificar los actos administrativos por medio electrónico, imperativamente debe tener autorización del interesado y esa manifestación de la voluntad debe constar en el proceso, salvo que solicite recibir notificaciones o comunicaciones por otro medio diferente, es decir, que tan pronto los sujetos acepten que le sean notificado las actuaciones por correo electrónico, la entidad deberá notificarlo por dicho medio. Sin embargo, aquí viene la pregunta de ¿cuándo se entiende surtida la notificación electrónica del acto administrativo?.

 

Una respuesta podría ser, desde el momento en que se envía y la misma no es devuelta, ya que en ese caso se sabe que el acto administrativo está en el correo electrónico del interesado y él debe estar pendiente de su llegada.

 

Al efecto, este asunto fue objeto de consulta en el Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, Magistrado Ponente Dr. ÁLVARO NAMÉN VARGAS con Radicación número: 11001-03-06-000-2016-00210-00(2316), donde señaló que el uso de las herramientas tecnológicas, se encuentra reconocido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, que introdujo un capítulo completo, el IV, denominado “Utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo”, en el cual, el artículo 56, establece como novedad la notificación electrónica.

 

Ahora bien, en cuanto a su validez, la Sala de Consulta expresa que se requiere lo siguiente:

 

“1. Que el administrado haya aceptado en forma expresa este medio de notificación, de forma tal que no exista duda de su aquiescencia.

  1. Que durante el desarrollo de la actuación administrativa no haya solicitado otra forma de notificación.
  2. Que la administración certifique el acuse de recibo del mensaje electrónico, para efectos de establecer la fecha y hora en la cual el administrado tuvo acceso al acto administrativo.”

 

Parafraseando a este órgano, en lo relacionado con el tercer requisito se extrae que, la administración, cuenta con la carga u obligación, ya sea de manera directa o indirecta, de contar con dos certificaciones: la primera, del acuse de recibo del mensaje electrónico con el cual se envía el acto administrativo que se pretende notificar, con fecha y hora de enviado y, la segunda, del acceso al mensaje de datos por parte del interesado. A su turno menciona que “Dicha certificación permite conocer la fecha y hora en la cual queda surtida la notificación conforme a lo dispuesto en la norma. Este requisito permite verificar que haya cumplido con el propósito de la figura, esto es que el administrado tenga acceso al acto administrativo que se notifica y de esta manera pueda ejercer de manera oportuna sus derechos de defensa y contradicción, si así lo considera. Así mismo, la constancia de la fecha y hora en que el interesado tiene acceso al mensaje de datos que contiene el acto administrativo es la que permite tener certeza sobre la oportunidad en el ejercicio de sus derechos, tales como: la interposición de recursos y el agotamiento de control en sede administrativa.”; asimismo, las certificaciones que se habla aquí, si no pueden ser obtenidas por la misma entidad pública, ellas pueden acudir a los organismos que están autorizados por la Superintendencia de Industria y Comercio para desarrollar las actividades previstas en la Ley 527 de 1999 y que ofrecen dicho servicio.

 

En ese sentido, se garantiza que el interesado conozca de manera eficaz el contenido del acto administrativo con el fin de que haga valer sus derechos y, por parte de la administración pública, que la notificación que se pretenda realizar sea válida y efectiva, por cuanto es protectora del derecho al debido proceso administrativo.

 

  1. II) Principal limitación que tiene la notificación electrónica en Colombia.

De conformidad a lo planteado, es claro que en Colombia el principal problema que tiene el uso de las tecnologías y la información, es la cobertura y conectividad de los medios electrónicos a todas las personas, hablando específicamente de las zonas rurales o de difícil acceso geográfico, ya que es complejo garantizar que en esos lugares se puedan notificar electrónicamente las decisiones que expide la Administración Pública. Sin embargo, esto no es óbice para que no se realice; por el contrario, es un reto que tiene el Gobierno Nacional en aras de mejorar esta herramienta para que todos los sujetos pertenecientes o no al estado colombiano, tengan acceso a ella.

 

En ese sentido, el artículo 56 de la Ley 1437 de 2011, ha sido enfático en que la notificación electrónica debe ser autorizada por el interesado, protegiendo así a las personas que no tengan medios electrónicos para recibir las notificaciones de las decisiones de la administración, y obligando a que la autoridad notifique el acto administrativo por otro medio (aviso, estrados, personal, etcétera). No obstante, esto dificulta que los procedimientos administrativos sean ágiles, pero en todo caso, es tarea de la administración pública propender por la celeridad, eficacia y validez de sus actos, sin que se atente contra el interés general y particular de los administrados.

 

iii) Conclusiones:

 

  • La notificación electrónica se entiende surtida cuando previamente haya sido autorizada por el interesado y se tenga, por parte de la autoridad, la certificación del envío y acceso del mensaje al destinatario, con fecha y hora del mismo, esto permite que a los sujetos a los cuales les recaen los efectos de las decisiones del estado, puedan tener un conocimiento exacto de lo que los afecta tanto de manera favorable como desfavorable.
  • La falta de conectividad y cobertura en el uso de las tecnologías de la información, no es óbice para que la administración omita la notificación de sus actos administrativos de manera válida y eficaz, por cuanto no solamente tiene la electrónica, sino otros medios.

En el evento que la entidad o autoridad pública no pueda constatar por sus propios medios las certificaciones de envío y acceso de la notificación electrónica, puede acudir a otros organismos que sí lo puedan hacer, siempre y cuando estén autorizados por la Superintendencia de Industria y Comercio, y que ofrezcan dicho servicio cuando su actividad esté descrita en la Ley 527 de 1999.

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