El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores firmó el Contrato de Prestación de Servicios No. 535 de 2025 con la UT Documentos de Viaje 2026, integrada por Thomas Greg & Sons Limited (Guernsey) S.A. (3,1%), Thomas Greg & Sons de Colombia S.A. (68%) y Thales Colombia S.A. (28,9%). La Entidad está representada por la Secretaria General (E), y la UT por su representante legal. El objeto del contrato es suministrar y prestar los servicios de personalización, custodia y distribución de libretas de pasaportes, así como la impresión, almacenamiento y entrega de etiquetas de visa con zona de lectura mecánica, a precios unitarios fijos y sin fórmula de reajuste. El plazo de ejecución va del 1 de septiembre de 2025 al 30 de abril de 2026. El valor máximo asciende a $161.290.792.640 (incluido IVA), distribuido entre 2025 y 2026. El lugar de ejecución es Bogotá, D.C.
La Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano solicitó adelantar el proceso, y el Comité Asesor Contractual recomendó contratar. La modalidad adoptada fue la contratación directa por urgencia manifiesta, declarada mediante Resoluciones 9407 del 8 de agosto de 2025 y 10552 del 25 de agosto de 2025, con soporte legal en la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015. La cotización presentada fue aceptada y se acreditó la experiencia de sus integrantes. Con base en ello, la entidad decidió contratar a la UT por el valor y plazo establecidos, con imputación presupuestal soportada en CDP y aprobación de vigencias futuras del Ministerio de Hacienda.
El acuerdo contempla precios unitarios para diferentes tipos de libretas de pasaportes (ordinario, ejecutivo, diplomático, oficial, fronterizo, documento de viaje, emergencia, exento, tripulante terrestre), para etiquetas de visa y para la personalización, con valores fijos durante la ejecución. La entidad garantiza la adquisición y personalización de al menos 1.350.000 libretas durante la vigencia; si la demanda supera proyecciones, podrán convocarse mesas de trabajo para definir viabilidad. El pago se realizará mensualmente, contra entrega de servicios efectivamente prestados, sujeto a disponibilidad presupuestal y a la presentación de certificaciones, informes y facturación válida. Además, se aplicará la retención del impuesto de timbre conforme a las directrices del Ministerio de Hacienda para contratos de suministro cuyo valor depende de la demanda.
El contratista está obligado a cumplir el objeto con autonomía técnica, mantener precios, suscribir el acta de inicio, acatar la supervisión, custodiar y transportar los productos, garantizar la reserva de la información, reparar daños por incumplimiento, cargar reportes en SECOP II, concurrir a la liquidación y cumplir con la Ley 1581 de 2012 en el tratamiento de datos personales. También debe suministrar libretas y etiquetas, personalizar las entregadas, pagar el arrendamiento de la máquina DataCard, reponer sin costo los productos no conformes, emplear personal capacitado, firmar acuerdos de confidencialidad y no subcontratar sin autorización expresa. La entidad, por su parte, debe suministrar información, ejercer supervisión, aportar recursos y adoptar las medidas necesarias para la ejecución.
La supervisión está a cargo del Director de Asuntos Consulares, Migratorios y Servicio al Ciudadano, quien debe realizar seguimiento y publicar informes en SECOP II. El contratista constituye una garantía única que cubre cumplimiento, calidad y correcto funcionamiento, salarios y prestaciones, y responsabilidad civil extracontractual. El contrato también prevé la cesión de derechos de autor sobre creaciones realizadas, el tratamiento y supresión de datos personales, la obligación de reserva indefinida, la prohibición de cesión y subcontratación sin autorización, la exclusión de relación laboral, la posibilidad de suspensión, el régimen de inhabilidades, retenciones fiscales, modificaciones bilaterales, cláusula de indemnidad, requisitos de perfeccionamiento y publicación en SECOP II.
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