En el ordenamiento jurídico vigente se ha analizado la validez de los poderes otorgados mediante mensaje de datos para la representación de contratistas en el marco de una audiencia de incumplimiento contractual. El criterio expuesto precisa que las reglas previstas para el otorgamiento de poderes en procesos judiciales no resultan aplicables, por sí solas, a esta clase de actuaciones administrativas.
En este contexto, el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 establece el procedimiento que deben adelantar las entidades estatales para determinar el posible incumplimiento contractual e imponer las consecuencias correspondientes, garantizando al contratista el ejercicio de su derecho de defensa y contradicción.
Tratándose de la representación mediante apoderado, debe diferenciarse entre las reglas aplicables a los procesos judiciales y aquellas correspondientes a las actuaciones administrativas contractuales.
El artículo 5 de la Ley 2213 de 2022 permite conferir poderes especiales mediante mensaje de datos, sin necesidad de presentación personal o autenticación. Sin embargo, esta disposición se encuentra dirigida a los procesos judiciales y no regula de manera general el otorgamiento de poderes dentro de actuaciones administrativas contractuales.
Para estas últimas, resulta aplicable el artículo 5 del Decreto Ley 019 de 2012, conforme al cual los poderes especiales otorgados para actuaciones administrativas deben cumplir con las exigencias allí previstas, incluida la presentación personal cuando corresponda.
Por tanto, el simple envío de un poder mediante correo electrónico o mensaje de datos no permite tener por acreditada, de manera automática, la representación del contratista dentro de una audiencia de incumplimiento contractual. La entidad debe verificar que el poder cumpla con los requisitos jurídicos exigibles para la actuación administrativa.
Adicionalmente, cuando la representación sea ejercida por un abogado, deberá acreditarse dicha calidad, de conformidad con el artículo 35 del Decreto 196 de 1971, que establece la exigencia de ser abogado para actuar como apoderado en los asuntos en los que se requiere tal calidad.
En consecuencia, antes de dar inicio a la audiencia o permitir la intervención del apoderado, la entidad debe verificar la debida acreditación de la representación, de manera que las actuaciones desarrolladas dentro del procedimiento contractual respeten las garantías de debido proceso, defensa y contradicción.
Ver: CONCEPTO C-1247. Colombia Compra Eficiente. Bogotá D.C; 14 de septiembre de 2026.
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