En la contratación estatal, el uso de medios electrónicos, incluyendo aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp, Skype, Teams o Facetime, es jurídicamente válido para transmitir información. La Ley 527 de 1999 establece que la información comunicada por estos sistemas, denominada “mensaje de datos”, no perderá eficacia, validez ni fuerza probatoria en ninguna actuación administrativa o judicial, siempre que se garantice su autenticidad, integridad, conservación y accesibilidad futura. Estos medios se consideran sistemas de información permitidos por el legislador en las actuaciones contractuales y administrativas.
No obstante, a pesar de esta validez legal, las comunicaciones que impliquen instrucciones, requerimientos o seguimiento de los contratos deben priorizarse por escrito mediante correo electrónico institucional u otros sistemas oficiales. Esto asegura trazabilidad, registro y respaldo documental, cumpliendo con los principios de transparencia, responsabilidad y control establecidos en los artículos 4, 5, 12, 14, 26 y 32 de la Ley 80 de 1993, así como en los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011.
En consecuencia, aunque las aplicaciones de mensajería instantánea pueden utilizarse como herramienta de comunicación rápida, la formalidad y la seguridad jurídica requieren que las instrucciones oficiales del supervisor o interventor se formulen por escrito. Esto evita que los canales oficiales sean sustituidos por medios informales que puedan comprometer la trazabilidad y el archivo de la información contractual, garantizando la correcta documentación de todas las actuaciones en la contratación estatal.
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