En relación con el cierre del expediente del proceso de contratación, es importante aclarar que la normativa no se refiere de manera específica a una modalidad concreta de selección de contratistas. Según el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015, el proceso de contratación se entiende como el conjunto de actos y actividades que lleva a cabo la Entidad Estatal, desde la planeación del contrato hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o el cumplimiento de las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, según lo que ocurra más tarde.
El enunciado de la normativa tampoco hace mención explícita a las modalidades de selección de contratistas, lo que implica que el cierre del expediente no está limitado a un tipo específico de contratación. Lo crucial para determinar si la entidad está obligada o no a realizar el cierre del expediente, según el Decreto 1082 de 2015, es si se exigieron garantías de calidad, estabilidad o mantenimiento, o si se establecieron condiciones de disposición final o recuperación ambiental para las obras o bienes contratados. En caso de que no se haya dado ninguna de estas situaciones, la entidad no estaría obligada a proceder con el cierre del expediente.
En consecuencia, según lo establece la norma, el cierre del expediente debe realizarse únicamente en dos circunstancias específicas: cuando la administración haya establecido condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, o cuando se hayan vencido los plazos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento. Por tanto, no tiene relevancia que el contrato incluya garantías diferentes a las mencionadas en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082
de 2015, ya que el cierre solo procede cuando se cumpla alguna de las dos condiciones previamente señaladas.
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