En los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, la contratación directa no releva a las entidades estatales del cumplimiento de los principios de planeación, economía, responsabilidad y transparencia. Antes de contratar, la entidad debe identificar la necesidad que busca satisfacer, justificar la procedencia de la contratación y establecer las condiciones para ejecutar el objeto contractual, aspectos que deben quedar reflejados en los estudios y documentos previos.
Cuando el contrato se celebre con una persona natural, los estudios previos también deben justificar por qué las actividades requeridas no pueden ser desarrolladas por personal de planta o por qué requieren conocimientos especializados. Esta decisión debe estar respaldada mediante documentos, certificaciones o análisis que permitan acreditar la inexistencia o insuficiencia del personal disponible o la necesidad de acudir a conocimientos especializados.
Un aspecto relevante de la planeación consiste en determinar si la necesidad que se pretende atender mantiene un carácter temporal o si se ha convertido en permanente o estructural. Para ello, resulta necesario revisar la existencia de contrataciones anteriores para actividades similares, la duración de la necesidad, la suficiencia de los recursos institucionales y la conveniencia de continuar utilizando contratos de prestación de servicios. Este análisis busca evitar que esta modalidad contractual sea empleada indefinidamente para atender requerimientos permanentes de la administración.
La información disponible en SECOP permite apoyar este análisis. Para identificar contrataciones sucesivas pueden contrastarse datos como la entidad, el contratista, el objeto, las fechas, el valor, los documentos del proceso, las modificaciones y la información correspondiente a la ejecución y supervisión. Su revisión conjunta permite establecer posibles coincidencias y analizar si una misma necesidad ha sido atendida reiteradamente mediante contratos sucesivos.
Sin embargo, la sola existencia de contratos sucesivos identificados en SECOP no permite concluir que exista una irregularidad. Para determinar las circunstancias de cada contratación debe examinarse la información junto con los estudios previos, la justificación de cada contrato, la naturaleza de las actividades, los plazos y las necesidades institucionales correspondientes.
En consecuencia, la reiteración de contratos para actividades semejantes constituye un elemento que debe ser analizado dentro de la planeación contractual, especialmente para determinar si continúa existiendo una necesidad temporal que justifique acudir a esta modalidad o si la necesidad presenta características permanentes o estructurales.
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